Strona główna > Informatyka i Zarządzanie > English Camp czyli Agile i Scrum wykorzystywany w projektach socjalnych

English Camp czyli Agile i Scrum wykorzystywany w projektach socjalnych

Ostatnio skontaktowała się ze mną Anna, wolontariuszka z projektu English Camp, z zapytaniem czy nie zechciałbym napisać czegoś na swoim blogu o tej inicjatywie. English Camp jest to charytatywny program edukacyjno-wychowawczy, w ramach którego dwa razy do roku organizowane są obozy językowe dla dzieci z Rodzin Zastępczych i Domów Dziecka. Co ciekawe do ich organizacji wykorzystywane są metody Agile. Są to metodyki zarządzania projektami najczęściej wykorzystywane przy… tworzeniu oprogramowania. Pomysł zaintrygował mnie na tyle, że obiecałem w wolnej chwili przyjrzeć się temu przedsięwzięciu. Otrzymałem kilka pomocniczych materiałów i tak oto powstał poniższy tekst opisujący wykorzystanie Agile, a konkretnie Scruma w kontekście projektów socjalnych.

Tytułem wstępu Jeszcze kilka słów o organizatorach. Całe przedsięwzięcie wspiera instytut PMI (Project Management Instytut). Jest to największa na świecie organizacja zrzeszająca profesjonalnych Project Managerów. Założona została w Stanach Zjednoczonych w 1969 roku. Aktualnie posiada ponad 700 tys. członków oraz wolontariuszy na całym świecie. Organizacja ta znana jest z publikacji dokumentu PMBOK (Project Management Body of Knowladge), który zawiera zbiór standardów wykorzystywanych przy zarządzaniu projektami.

Początek projektu English Camp sięga roku 2004 kiedy to Gdański oddział PMI postanowił nauczać zarządzania projektami poprzez stworzenie i uruchomienie właśnie tego programu. W pierwszej, letniej edycji wzięło udział około 35 dzieci w wieku 9-14 lat. Głównym celem było udostępnienie dzieciom z domów dziecka, rodzin zastępczych oraz o niskim statusie finansowym możliwości uczestniczenia w kursach języka angielskiego. Dodatkowo prowadzone były warsztaty, które wprowadzały je w tematy związane z zarządzaniem projektami, umożliwiające rozwijanie umiejętności związane z planowanie i rozdzielaniem zadań, pracy w zespołach i determinacji w osiągnięciu postawionych celów.

Wyzwania którym trzeba stawić czoło w trakcie prowadzenia tego typu projektów społecznych to między innymi brak ich ciągłości (organizowane są dwa razy do roku) i nieustanne zmiany wynikające po części z faktu, że przy ich organizacji pracują wolontariusze. W związku z tak wysokim stopniem niepewności, aby udało się je przeprowadzić pomyślnie, postanowiono wykorzystać niektóre z technik i narzędzi używanych do zarządzania projektami. Zdecydowano się skorzystać z ostatnio bardzo modnych i uważanych za najbardziej efektywne – w projektach o takiej charakterystyce – metodologi Agile i metodyki Scrum.

Agile (zwana też metodami lekkimi bądź zwinnymi) to grupa metod, w której wymagania i rozwiązania są rozwijane przez współpracę pomiędzy samoorganizującymi (self-organized) się i wielofunkcyjnymi (cross-functional) zespołami.

Scrum z kolei to iteratywna i przyrostowa implementacja idei Agile wykorzystywana do zarządzania procesem powstawania produktu. Definiuje on elastyczną i całościową strategię jego rozwoju, gdzie poszczególne zespoły pracują jako niezależne grupy zmierzające do osiągnięcia zamierzonego celu.

Kluczowe elementy z Agile i Scruma, które zostały użyte w programie English Camp to: role, iteracje, backlog oraz WBS.

Work Breakdown Structure (WBS) to struktura podziału pracy pozwalająca na dekompozycję całego projektu na mniejsze aktywności, które następnie dzieloną są na konkretne zadania do realizacji.

W tym konkretnie przypadku, projekt został podzielony na 5 aktywności (grup zadań), gdzie za każdą z takich grup odpowiedzialny był oddzielny zespół.

Skąd wynika iteracyjna i przyrostowa natura Scruma? Cały proces zmierzający do osiągniecia celu jest dzielony na etapy. Każdy taki etap określany jest jako sprint, w którym należy wykonać konkretne, wcześniej określone zadania. Po każdym sprincie zespół dyskutuje o tym co zostało zrobione i co powinno zostać zrobione w kolejnej iteracji.

Kolejnym istotnym pojęciem ze Scruma jest Backlog czyli uporządkowana lista wymagań, które są niezbędne do zrealizowania końcowego produktu. Jest to więc lista zadań, która musi zostać wykonana aby projekt został zrealizowany i zakończony sukcesem. Odpowiednikiem backloga dla konkretnej iteracji (sprintu) jest Sprint Backlog czyli lista zadań, które muszą zostać zrealizowane w danym sprincie.

Aby cały proces przebiegał sprawnie niezbędne jest zdefiniowanie konkretnych ról odpowiedzialnych za poszczególne jego elementy. Oto więc role, które są zdefiniowane w Scrumie.

  • Project Manager (Kierownik Projektu) to osoba odpowiedzialna za ukończenie zdefiniowanego fragmentu prac w określonym budżecie, czasie i przy określonych zasobach (ludzie, sprzęt, urządzenia)
  • Product Owner (Właściciel produktu) to osoba odpowiedzialna za sterowaniem projektem i definiowaniem jego zakresu
  • Scrum Master – wspiera zespół poprzez usuwanie przeciwności, które stają na drodze do zrealizowania celu, jest także mentorem i nauczycielem, służy jako pomocnik zespołu, a nie kierownik
  • Team member (Członek zespołu) – czyli osoba, która zadaje dużo mądrych pytań klientowi i jest szczera w tym co jest możliwe lub nie do osiągnięcia 😉

Używanie Scruma w przedsięwzięciu English Camp wg organizatorów pozwoliło na łatwiejsze:

  • zarządzanie grupą około 50 osób
  • organizację i planowanie całej pracy
  • kontrolę ryzyka
  • monitorowanie postępu i zaawansowania prac
  • szybką reakcję na zmiany
  • motywację wolontariuszy – osiągamy sukces co dwa tygodnie, po zakończeniu sprintu

Jaką rolę odgrywa tutaj PMI? Przede wszystkim wspiera i patronuje całemu programowi, ale też zapewnia wymianę idei i doświadczenia. Pełni więc rolę swojego rodzaju mentora. Wielu wolontariuszy biorących udział w tym przedsięwzięciu rozpoczęło później swoje kariery w zarządzaniu projektami.

Jeżeli zaintersowała Was sama inicjatywa English Camp bądź chcecie dowiedzieć się więcej na temat użyteczności Agaila i Scruma w projektach społecznych poniżej znajdziecie link do dalszych informacji na ten temat.

Reklamy
  1. Brak komentarzy.
  1. No trackbacks yet.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s

%d blogerów lubi to: